Code of Conduct

Code of Conduct

Code of Conduct

Car-Port Autotransport GmbH

Vorwort

Der Code of Conduct ist der Orientierungsrahmen über die Werte und Grundüberzeugungen in unserem Unternehmen. In ihm haben wir alle Verhaltensregeln zusammengefasst, die für unsere tägliche Arbeit von Bedeutung sind.

Die Einhaltung dieser Regeln des Code of Conduct ist für uns eine freiwillige Selbstverpflichtung, mit der wir einen respektvollen und wertschätzenden Umgang untereinander erreichen möchten.

Insbesondere ist der Code of Conduct auch das Versprechen nach außen, dass wir für unsere Kunden ein verlässlicher und integrer Dienstleister sind und die Anforderungen und die Zufriedenheit unserer Kunden in den Mittelpunkt unserer Arbeit stellen.

Zudem soll uns der Code of Conduct helfen, negative Folgen für unser Unternehmen zu vermeiden oder gegebenenfalls zu beseitigen, die sich aus Konflikten, Risiken, Störungen und anderen Fehlentwicklungen ergeben können.

Hierfür ist die Erbringung guter und hochwertiger Leistungen alleine nicht ausreichend.

Zum einen können Verstöße gegen geltendes Recht für uns juristische Konsequenzen nach sich ziehen, zum anderen kann unangemessenes Verhalten unsere Reputation schädigen, was beides unseren Unternehmenserfolg beeinträchtigen kann.

Daher vereinen wir in unserem Code of Conduct klare Vorgaben zu zwei wesentlichen Bereichen: Unserem Anspruch, stets Recht und Gesetz einzuhalten, und unserem Willen, moralisch jederzeit einwandfrei zu handeln.

Dadurch wollen wir nach innen und außen gleichermaßen Vertrauen, Verlässlichkeit und Glaubwürdigkeit schaffen und unser gutes Ansehen bei unseren Kunden und Partnern erhalten und steigern.

Die Verpflichtung zu rechtskonformen und integrem Verhalten gilt dabei für alle Beschäftigten in unserem Unternehmen gleichermaßen. Alle Beschäftigten sind für ihr Handeln verantwortlich. Unterschiede zwischen leitenden und nicht leitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gibt es bei uns diesbezüglich nicht.

Im Folgenden haben wir die für unser Unternehmen geltenden Regeln zusammengetragen. Sofern erforderlich, werden diese durch die bei uns gültigen Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Handbücher und weiteren internen Dokumente präzisiert.

  1. Unternehmensleitung
  • Die Leitung des Unternehmens hält sich stets an alle gesetzlichen und rechtlichen Bestimmungen, die für die Führung eines Unternehmens von Bedeutung sind.
  • Ebenso hält sie sich an die anerkannten Standards guter und verantwortungsbewusster Unternehmensführung.
  • Die Leitung des Unternehmens verpflichtet sich, diesen Code of Conduct allen Beschäftigten zugänglich zu machen und Änderungen hieran unverzüglich mitzuteilen. Ferner überprüft sie, dass alle Beschäftigten den Inhalt des Code of Conduct und dessen Bedeutung für die tägliche Arbeit in unserem Unternehmen verstanden haben.
  • Die Leitung des Unternehmens verpflichtet sich, alle Beschäftigten gleich zu behandeln. Unabhängig vom Ansehen der Person geht die Unternehmensleitung gemeldeten Verstößen gegen diesen Conduct of Conduct immer unverzüglich nach.
  1. Kundenbeziehungen
  • Wir ermitteln bei jedem Kunden genau dessen Wünsche, um eine größtmögliche Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
  • Vor allem halten wir uns immer an spezielle Anforderungen unserer Kunden, wie beispielsweise bei der Durchführung von Geheimtransporten. Hierfür nutzen wir auch die in unseren Handbüchern und anderen Dokumenten festgelegten Vorgaben.
  • Bei unserem persönlichen Auftreten gegenüber Kunden achten wir stets auf Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Freundlichkeit.
  1. Lieferantenbeziehungen
  • Wir pflegen vertrauensvolle und partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen zu unseren Lieferanten und Dienstleistern. Wir wählen unsere Lieferanten und Dienstleister nach sachlichen Kriterien sorgfältig aus und achten dabei stets auf bestmögliche Konditionen für unser Unternehmen.
  • Die beschafften Produkte und Dienstleistungen müssen dazu geeignet sein, die Anforderungen unserer Kunden optimal zu erfüllen.
  • Zu diesem Zweck bewerten wir unsere Lieferanten und Dienstleister in regelmäßigen Abständen.
  • Auch bei unseren Beschaffungsprozessen halten wir die geltenden gesetzlichen und rechtlichen Bestimmungen ein. Zu keinem Zeitpunkt bevorzugen wir einen Lieferanten oder Dienstleister ohne sachlichen Grund und wir nehmen niemals Geschenke, Bewirtungen, Einladungen und andere Begünstigungen von Lieferanten und Dienstleistern an.
  • Bevor ein Lieferant oder Dienstleister für uns tätig werden darf, verpflichten wir ihn auf das Datengeheimnis in dem jeweils erforderlichen Umfang.

 

  1. Transport- und Verkehrssicherheit
  • Die Einhaltung aller Bestimmungen für die Sicherheit von Transporten ist von zentraler Bedeutung für unsere Arbeit. Hierzu zählen gesetzliche und rechtliche Vorgaben genauso, wie die durch unsere Kunden vorgegebenen und unsere internen Bestimmungen.

Eine optimale Ladungssicherung und Verkehrssicherheit haben für uns daher stets höchste Priorität.

  • Der Verpflichtung, unsere Fahrzeuge im Rahmen von Inspektionen auf ihre Verkehrstüchtigkeit prüfen zu lassen, zum Beispiel bei Hauptuntersuchungen oder Sicherheitsprüfungen, kommen wir immer frist- und ordnungsgemäß nach.
  • Mit unseren LKW, unseren Anhängern und anderem von uns eingesetztem Material gehen wir jederzeit sorgfältig und verantwortungsvoll um.
  • Wir prüfen alle unsere Fahrzeuge auf ihre Verkehrssicherheit. Insbesondere die Fahrer testen vor Fahrtantritt das Transportfahrzeug inklusive der Ladung vorschriftsmäßig, ob es verkehrssicher ist. Zu dieser Sicherheitskontrolle zählen das Testen der Bremsen, der Lichter und aller anderen relevanten Ausstattungselemente des Fahrzeugs.
  • Die Sicherung der zu transportierenden Ladung erfolgt nach den in unserem Unternehmen geltenden Vorgaben und den gültigen gesetzlichen und rechtlichen Bestimmungen.

Spezielle Anforderungen unserer Auftraggeber berücksichtigen wir dabei in besonderem Maße und halten diese stets ein.

  • Zur bestmöglichen Wahrung der Transport- und Verkehrssicherheit halten wir uns immer an die vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten.
  • Ebenso halten wir uns stets an die geltenden Fahrverbote, wie Ferien-, Nacht-, Feiertags- und Sonntagsfahrverbote. Hierbei beachten wir auch die diesbezüglich gültigen internationalen Regeln und Besonderheiten.
  • In unserem Unternehmen halten wir auch alle geltenden Bestimmungen über Führerscheine und Fahrerkarten ein. Bei allen Fahrern müssen die Führerscheine für die betreffenden Fahrzeuge stets aktuell gültig sein.

Die Fahrerkarten werden bei uns regelmäßig ausgelesen.

  • Zur reibungslosen Planung und Durchführung der Transporte stehen die Mitarbeiter der Disposition und die Fahrer in einem kontinuierlichen Informationsaustausch.
  • Von uns beschäftigte Fahrer, die nicht die deutsche Sprache beherrschen, unterstützen wir, indem wir alle relevanten Dokumente auch in der betreffenden Fremdsprache bereitstellen.
  1. Wettbewerb
  • Wir halten jederzeit die in Deutschland und international geltenden wettbewerbs- und kartellrechtlichen Bestimmungen ein.
  • Zu keinem Zeitpunkt führen wir unerlaubte und wettbewerbsbeschränkende Absprachen, zum Beispiel Preisabsprachen, mit Wettbewerbern durch und wir unterlassen auch stets sämtliche anderen Methoden des unlauteren Wettbewerbs.
  1. Handelsrecht
  • Wir halten uns stets an die in Deutschland in in anderen Ländern gültigen Import- und Exportgesetze. Hierzu zählen auch staatenübergreifend geltende Rechtsvorschriften, wie insbesondere jene der Europäischen Union.
  • Sofern Handelskontrollen oder Handelsembargos für uns relevant sind, kommen wir unseren diesbezüglich geltenden Verpflichtungen nach.
  • Unseren Verpflichtungen, Zölle zu zahlen, kommen wir ebenfalls jederzeit vollumfänglich nach.

 

  1. Rechnungslegung
  • Wir beachten in unserem Unternehmen stets die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen jederzeit nachvollziehbar sein und die Ertragslage unseres Unternehmens korrekt abbilden.
  • Wir kommen allen unseren Rechnungslegungspflichten und anderen steuer- und abgabenrechtlichen Verpflichtungen immer ordnungs- und fristgemäß nach.
  • Wir beteiligen uns niemals an Geldwäsche, Steuerhinterziehung, Betrug und anderen steuer- und abgabenrechtlichen Vergehen und ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, damit derartige Vergehen in unserem Einflussbereich nicht vorkommen.
  1. Schutz der Beschäftigten
  • Wir beachten jederzeit alle gültigen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Die vorgeschriebenen Grenzen hinsichtlich der Arbeitszeit von Arbeitnehmern werden bei uns immer eingehalten.
  • Auch bei der Vergütung der Arbeitnehmer werden bei uns alle rechtlichen Vorschriften eingehalten. Eine Vergütung von Arbeitnehmern unterhalb des in Deutschland geltenden gesetzlichen Mindestlohns ist bei uns ausgeschlossen.
  • Wir achten jederzeit die allgemein anerkannten Menschenrechte. Zu keinem Zeitpunkt und in keinster Weise unterstützen oder billigen wir Zwangsarbeit und Kinderarbeit.
  • Zudem achten wir immer auf die Vermeidung gesundheitlicher Risiken für Arbeitnehmer und wir sorgen stets für eine bestmögliche Arbeitssicherheit für alle Beschäftigten in unserem Unternehmen. Hierfür haben wir interne Dokumente erstellt und auch einen Beauftragten für Arbeitssicherheit benannt, den alle Beschäftigten bei uns im Bedarfsfall kontaktieren können.

 

  1. Datenschutz und Datensicherheit
  • Wir sind uns über die hohe Sensibilität der uns anvertrauten personenbezogenen Daten von Kunden, Beschäftigten sowie Lieferanten und Dienstleistern bewusst. Daher schützen wir diese Daten durch einen klar geregelten und verantwortungsbewussten Umgang.
  • Zu keinem Zeitpunkt speichern wir Daten von Kunden, Beschäftigten sowie Lieferanten und Dienstleistern ohne deren Zustimmung. Wir sammeln, erheben, verarbeiten, nutzen und speichern personenbezogene Daten nur im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.
  • Bevor sie in unserem Unternehmen tätig werden, werden alle Beschäftigten über das Datengeheimnis unterrichtet. Jeder Mitarbeiter unterschreibt persönlich eine Verschwiegenheitsverpflichtung bezüglich des Datenschutzes.

Diese schließt Daten von Kunden, Beschäftigten sowie Lieferanten und Dienstleistern ebenso ein, wie unsere Unternehmens- und Geschäftsdaten.

  • Wir halten uns an die in unserem Unternehmen geltenden Vorgaben bezüglich der Lenkung von Daten und Informationen. Hierfür haben wir interne Dokumente erstellt, die all unseren Beschäftigten zugänglich sind.
  • Zur Wahrung der IT- und EDV-Sicherheit und zur Sicherung der bei uns gespeicherten Daten haben wir umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen eingeführt. Hiermit schützen wir die Daten vor Verlust, ungeplanter Vernichtung, unbefugtem Zugang und missbräuchlicher Verwendung.

Auch hierbei beachten wir die geltenden gesetzlichen und rechtlichen Vorschriften, die speziellen Anforderungen unserer Kunden und unsere internen Bestimmungen.

 

  1. Vermeidung von Interessenkonflikten
  • Wir vermeiden Interessenkonflikte und pflegen bei unserer täglichen Arbeit einen respektvollen und kooperativen Umgang miteinander.
  • Bei uns sind alle Beschäftigten gleichberechtigt und es herrscht für alle Beschäftigten Chancengleichheit.
  • Die Auswahl, Einstellung und Förderung unserer Beschäftigten erfolgt grundsätzlich auf der Basis ihrer Qualifikationen und ihrer Fähigkeiten.
  • Wir diskriminieren niemanden und dulden keine Diskriminierung aufgrund von ethnischer oder nationaler Zugehörigkeit, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, Hautfarbe, politischer Einstellung, sozialer Herkunft oder sonstiger gesetzlich geschützter Merkmale.
  • Bei uns unterstützen erfahrene Mitarbeiter weniger erfahrene Kräfte, wie etwa die Auszubildenden, und nehmen diesen gegenüber eine Vorbildfunktion ein.
  • Mit dem Eigentum unseres Unternehmens und unserer Kunden gehen wir stets sorgfältig und gewissenhaft um. Zu keinem Zeitpunkt nutzen wir Firmen- oder Kundeneigentum für private oder andere unternehmensfremde Zwecke.
  • Alle Beschäftigen wirken auf den Schutz des Unternehmensvermögens hin.
  • Den Beschäftigten in unserem Unternehmen sind Nebentätigkeiten grundsätzlich erlaubt. Diese Nebentätigkeiten dürfen jedoch nicht innerhalb des Geschäftsfeldes unseres Unternehmens stattfinden, vor allem nicht bei Wettbewerbern, und auch anderweitig keine Nachteile für unser Unternehmen haben.
  • Wir beteiligen uns niemals an kriminellen Handlungen und dulden keine Kriminalität.

Zu keinem Zeitpunkt unterstützen oder billigen wir Aktivitäten, die auf Betrug, Untreue, Erpressung, Diebstahl, Unterschlagung oder einer anderen bewusst begangenen Vermögensschädigung unserer Kunden oder Dritter basieren.

  • Private Interessen und persönliche Vorteile der Beschäftigten beeinflussen nicht die geschäftlichen Entscheidungen in unserem Unternehmen.

Wir beteiligen uns niemals an aktiver und passiver Korruption oder Vorteilsnahme.

Geschenke, Bewirtungen, Einladungen und andere Begünstigungen, die zu Interessenkonflikten führen können, bieten wir niemandem an und nehmen wir auch selbst nicht an.

  1. Umweltschutz und Nachhaltigkeit
  • Dem Gebot der Nachhaltigkeit folgend achten wir darauf, das Wohl von Mensch und Umwelt zu wahren. Wir halten uns an alle gesetzlichen und rechtlichen Vorschriften des Umwelt- und Klimaschutzes. Alle Beschäftigten sind sich ihrer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst und sorgen dafür, dass unser Unternehmen einen Beitrag zu einer nachhaltigen Entwicklung leistet.
  • Wir wirken stets darauf hin, mit unserer täglichen Arbeit die Auswirkungen auf Natur und Umwelt so gering wie möglich zu halten. Hierfür sorgen wir durch eine moderne und umweltfreundliche Fahrzeugflotte.
  • Auch unsere Fahrer leisten ihren Beitrag zu einem umweltbewussten Handeln. So holen sie vor Beginn einer Fahrt Informationen über vorhandene Staus und andere Verkehrsbehinderungen ein und sie wählen bei jeder Fahrt den kürzestmöglichen Weg.

 

Schlussbemerkungen

Dieser Code of Conduct ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unserem Unternehmen verbindlich.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für die Einhaltung der genannten Regeln verantwortlich.

Alle Beschäftigten in unserem Unternehmen sind dazu angehalten, Fehler und Verstöße gegen diesen Code of Conduct unverzüglich zu melden. Dadurch können solche Fehler und Verstöße behoben und in Zukunft besser vermieden werden.

Wegschauen war und ist für uns nicht der richtige Weg.

In Zweifelsfällen müssen wir kompetenten Rat einholen und nach Unterstützung fragen.

Meldungen über Fehler und Verstöße können wir auf allen zur Verfügung stehenden Wegen übermitteln, also im persönlichen Gespräch genauso, wie telefonisch oder auf elektronischem Weg.

Die Ansprechpartner hierfür sind unser Geschäftsführer und dessen Vertreter.

Der Geschäftsführer und sein Vertreter verpflichten sich, gemeldete Verstöße vertraulich zu behandeln und zu versichern, dass keinem Beschäftigten, der einen Verstoß gegen den Code of Conduct gemeldet hat, hierdurch Nachteile entstehen.

Sie stehen auch bei Fragen zu diesem Code of Conduct und seinen Regeln mit Rat und Tat zur Seite.

Die Nichtbeachtung dieses Code of Conduct kann zu erheblichen Schäden führen, nicht nur für unser Unternehmen, sondern auch für uns als Beschäftigte, für unsere Kunden und für unsere Geschäftspartner sowie andere mit uns verbundene Personen und Organisationen.

Daher beachten wir alle Regeln dieses Code of Conduct zum Wohle unseres Unternehmens und von uns allen.

 

Code of Conduct

Version 1.0

Gültig ab: 15.09.2019

Erstellt: Alt (10.09.2019)

Geprüft: Kästner (15.09.2019)

Freigegeben: Kästner (15.09.2019)

 

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